WIRTUALNA ASYSTENTKA. Praktyczne porady na start.

WIRTUALNA ASYSTENTKA. Praktyczne porady na start.

Dzisiaj leci do Was obiecany tekst o pracy jako Wirtualna Asystentka (w skrócie WA). Zebrałam Wam w jednym miejscu wszystkie najważniejsze informacje, reszta – należy do Was, ponieważ jedną z najważniejszych umiejętności każdej WA jest robienie dobrego researchu! Więc jeżeli zastanawiasz się nad pracą jako WA – to siadasz teraz przed laptopa, wyszukujesz informacje, spisujesz sobie, co umiesz, a czego nie i po prostu zaczynasz się tego uczyć!

WIRTUALNA ASYSTENTKA. WŁAŚCIWIE KTO TO TAKI?

Wirtualna Asystentka to osoba, która pomaga przedsiębiorcom prowadzącym swój biznes w…. No właśnie w czym? I na to pytanie jest ciężko jednoznacznie odpowiedzieć, ponieważ specyfika pracy WA zależy trochę od tego, czym zajmuje się jej pracodawca. Inaczej będzie wyglądała praca WA dla blogerki, a inaczej dla przedsiębiorcy, który ma np. firmę zajmującą się przeprowadzkami. Ktoś może zapytać, ale po co w ogóle Wirtualna? To już nie można po prostu zatrudnić Pani Kasi i posadzić jej na recepcji? Hmm, no można, tylko po co?

Wirtualna Asystentka przede wszystkim pracuje tyle czasu, ile potrzebujesz, nie płacisz jej za odbębnienie 8 godzin w sekretariacie. WA różnie rozliczają swoją pracę: za projekt, za godzinę, pakietowo. Jedno jest jednak pewne, jeżeli potrzebujesz Asystentki na 3 godziny dziennie, to właśnie tyle WA poświęci na pracę dla Ciebie. A może po prostu nie masz biura, sam pracujesz zdalnie i nie potrzebujesz kogoś na miejscu, żeby siedział i odbierał listy. Same zadania WA też będą się delikatnie różnić od zadań analogowej asystentki. No dobra, to co w końcu robi ta Wirtualna Asystentka?

ZADANIA WIRTUALNEJ ASYSTENTKI

Jak już napisałam wcześniej, tak naprawdę to, czym zajmuje się WA, definiuje trochę profil jej pracodawcy. Jednak są pewne wspólne umiejętności, które każda szanująca się WA powinna mieć. Nasza praca przede wszystkim jest pracą online, więc znajomość programów, aplikacji i digitalowych rozwiązań, to nasza codzienność.

1. MUSISZ BYĆ SUPER ZORGANIZOWANĄ OSOBĄ

Jeżeli na bakier Ci z terminami, często zapominasz o różnych sprawach, lub po prostu nie masz głowy do organizowania, to zawód WA będzie Cię męczyć. Musisz nie tylko umieć zorganizować swoją pracę – nikt przecież nie będzie nad Tobą stał i sprawdzał, czy coś zrobiłaś, ale też zorganizować czas swojego pracodawcy. Do tego bardzo przydatne będą narzędzia do zarządzania zespołem i projektami. Najbardziej znane to TRELLO, ASANA, NOZBE i oczywiście Google Calendar. Twój klient może Cię prosić o zapisanie mu wizyty u lekarza, urodzin babci, czy rozplanowanie w czasie deadlinów projektu, nad którym właśnie pracujecie i przypisanie zadań dla poszczególnych osób w zespole. Więc nie dość, że sama musisz zadbać o zaplanowanie swojego czasu, to częścią Twojej pracy też jest zaplanowanie go dla klienta czy jego zespołu.

Wirtualna Asystentka

2. OBSŁUGA SOCIAL MEDIA

Często Wirtualnym Asystentkom zleca się np. prowadzenie profili społecznościowych, dlatego Fb, Instagram, Twitter czy Pinterest powinny nie mieć przed Tobą żadnych tajemnic. Dodatkowo do prowadzenia profili przydałaby się wiedza na temat efektywnego pozyskiwania ruchu na tych stronach. Jeżeli chodzi o marketing w mediach społecznościowych, to polecam Wam blogi osób, które się na tym bardzo dobrze znają i dzielą się swoją wiedzą za darmo z innymi: Jabłoński, Czaplicka czy Rahim Blak. Warto też poznać chociaż podstawy Facebook Ads i Google Ads.

3. OBSŁUGA KLIENTA – MAILE, OSŁUGA NEWSLETTERA

Wirtualne Asystentki często są potrzebne osobom, które same prowadzą biznes online (ale to nie znaczy, że tylko takich klientów mają WA) np. blogerom, vlogerom, osobom które piszą ebooki, robią kursy online, sprzedają swoje produkty czy usługi w Internecie. Dla takich osób ważna będzie umiejętności obsługi klienta – czyli np. odpisywanie na maile uczestników kursów, czy odpowiadanie na zapytania dotyczące produktu. Nasz klient najmoralniej w świecie nie ma czasu na takie rzeczy bądź mu go brakuje i właśnie takie zadania zleca WA. I bardzo dobrze! Bo osoby, które się znają na robieniu biznesu, tym właśnie powinny się zajmować, a nie odpisywaniem na maile. My natomiast musimy się przede wszystkim poznać na marce klienta, produkcie i odpisywać na zapytania tak, jakbyśmy były najnormalniejszym pracownikiem firmy. WA zawsze i cały czas musi się dokształcać, a im więcej wie, tym lepiej dla niej i jej kieszeni.

Wirtualna Asystentka

Warto poznać również narzędzia do obsługi newsletterów typu MailChimp czy MailerLite oraz jak już się będziemy tym zajmować to poznać zasady tzw. cold mailingu, czyli pozyskiwania klientów właśnie poprzez maila oraz np. do kogo takie maile możemy wysyłać (RODO). I tutaj idziemy do kolejnej umiejętności WA, czyli:

4. UMIEJĘTNOŚĆ ROBIENIA DOBREGO RESEARCHU

Praca WA wymaga wiele samodyscypliny. Często research na jakiś temat będzie zlecony przez klienta, ale dobry research to przede wszystkim dużo nowej wiedzy dla Ciebie. WA musi być elastyczna – czegoś nie umiesz? Wyszukaj jak to zrobić, naprawdę w dobie Internetu mamy dostęp do niesamowitej ilości darmowej i płatnej wiedzy, że aż żal nie korzystać. Jak już wcześniej wspomniałam praca WA to ciągła nauka. Podglądaj, jak to robią inne asystentki, zapisz się do grup (polskich i zagranicznych) – tam oprócz sporadycznych jednak ofert pracy, znajdziesz również grupę wsparcia mega fajnych dziewczyn o różnym stopniu doświadczenia, które chętnie pomagają sobie i odpowiadają na pytania. Zapisz się do grup technicznych, np. Pani Serwisantki, gdzie fajnie i bez oceniania dziewczyny pomagają sobie z problemami typu: jak zainstalować PhotoShopa. Naprawdę na wiele rzeczy możecie znaleźć odpowiedź, wystarczy tylko poszukać. Bądź otwarta i nastaw się po prostu na naukę.

5. TWORZENIE GRAFIK I PISANIE TEKSTÓW

To kolejna z umiejętności, którą w pracy WA warto posiąść. I nie mówię tutaj o jakiś mega trudnych grafikach czy tekstach specjalistycznych o tym, jak inwestować w złoto. Jednak, do np. prowadzenia właśnie newslettera, czy profili społecznościowych przyda się umiejętność zrobienia prostej grafiki w odpowiednim rozmiarze i stworzenie poprawnego tekstu. Są też WA, które się właśnie specjalizują np. w pisaniu tekstów SEO, czy Asystentki graficzki. Warto mieć jakąś swoją niszę, w której jesteśmy dobre i wokół której chciałybyśmy głównie działać. Czyli np. promować się jako WA, która jest również copywriterką, czy WA, która buduje strony internetowe. Jednak wiadomo, na początku możesz jeszcze nie wiedzieć, co Ci się będzie najbardziej podobać, z czasem zobaczysz, w czym czujesz się najlepiej i będziesz się w tym kierunku rozwijać. Na początek, dobrze by było, gdybyś umiała stworzyć poprawną grafikę na FB (jest mnóstwo darmowych programów, typu Canva – bardzo prosta w obsłudze z darmowymi szablonami i gotowymi już formatami dla posta na FB, czy Instagrama) i poprawny tekst (zaprzyjaźnij się z programami sprawdzającymi pisownię, nie tylko ortografię).

6. OBSŁUGA WORDPRESS’A

Ta umiejętność poddawana jest niekończącej się dyskusji w świecie WA. Czy naprawdę WA musi znać WordPress’a? No cóż, nie musi, ale dobrze dla niej jak zna. Z kilku powodów. Nie chodzi o to, że musisz umieć postawić super zoptymalizowaną stronę dla każdego ze swoich klientów, ale fajnie by było, gdyby np. zmiana formularza kontaktowego na stronie, czy zmiana grafiki nie było dla Ciebie wyzwaniem nie do przejścia. Warto więc zapoznać się z WordPress’em, jako że większość naszych klientów zapewne będzie miała na nim właśnie zbudowaną stronę.

7. TWORZENIE STRON LĄDOWANIA (LANDING PAGE)

Do zbierania leadów czy bazy mailingowej. Proste do zrobienia, można je stworzyć np. w WordPressie, ale też np. poprzez MailChipma. Ważna umiejętność, a nie trudna do nauczenia się.

CZY WARTO ROBIĆ KURS/CERTYFIKAT WA?

Moim zdaniem kursy są jak najbardziej ok, tylko trzeba zrobić te sprawdzone. Wiem, że bardzo wymagający kurs ma np. Pola Sobczyk z BrandAssist, który zakończony jest równie wymagającym egzaminem. Pola też potem poleca Asystentki, które wyszły spod jej skrzydeł swoim klientom, więc będziesz miała też jakąś opcję na zdobywanie klientów. Kurs zbierze Wam wszystkie te wyżej wymienione umiejętności w całość i przekaże Wam wiedzę potrzebną do wykonywania zawodu. Jednak ukończenie kursu i zdobycie certyfikatu nie ma tak naprawdę znaczenia, nie jest to jakiś zobowiązujący dokument. Więc o ile masz pieniądze, by je zainwestować w kurs, to zrób to. Uważam jednak, że naprawdę da się tych wszystkich rzeczy nauczyć samemu. Jasne zajmie to więcej czasu i Twojego własnego zaangażowania, ale właśnie po coś się za takie kursy płaci, że ktoś Wam pod nos dał tę całą wiedzę.

JAK ZACZĄĆ/ JAK ZDOBYĆ PIERWSZEGO KLIENTA

Moja rada – zacząć jak jeszcze masz etat, czy inne źródło utrzymania. Warto przede wszystkim najpierw zobaczyć, czy tego typu praca Ci odpowiada i czy będziesz miała wystarczająco dużo pracy, by móc się utrzymać.

Jak znaleźć pierwszego klienta? No właśnie to jest ogólnie temat rzeka, ale poniżej zebrałam Wam kilka pomysłów:

  1. Mów o tym – naprawdę to ma ogromne znaczenie, by wiele osób wiedziało, czym się zajmujesz. Często ktoś może nie wiedzieć, co to za zawód. Opowiadaj, tłumacz, a może ktoś ze znajomych Cię komuś poleci. Dlatego, hej! Mówcie swoim znajomym, że znacie taką Gabrielę, co jest Wirtualną Asystentką, niech wieść się niesie! 🙂
  2. Szukaj ofert – na grupach fejsbukowych dla WA, dla freelancerów, z ofertami pracy zdalnej. Na portalach: OLX, useme, upwork. Tu Wam wrzucam link do tekstu z najnowszymi portalami z ogłoszeniami dla freelancerów, który ukazał się na stronie TO SIĘ OPŁACA.
  3. Szukaj potencjalnych klientów i sama do nich pisz, że chcesz dla nich pracować. Naprawdę, jak ktoś widzi Twoje zaangażowanie, że poświęciłaś czas na research o nim/jego biznesie, to będzie bardziej chętny do współpracy.
  4. Ogłaszaj się, na grupach, forach portalach, gdzie się da!

Zanim jednak zaczniesz szukać klientów: wypisz wszystkie umiejętności jakie masz i jakie mogłabyś wykorzystać w pracy jako WA. Zrób research, czego Ci brakuje i się tego po prostu ucz. Przygotuj ofertę, nie musisz mieć od razu strony internetowej. Przygotuj ładnie wyglądający plik PDF, załóż fanpage’a czy profil na LinkedIn, w którym zaprezentujesz siebie i swoje umiejętności i to będziesz mogła wysyłać potencjalnym klientom.

ILE ZARABIA WIRTUALNA ASYSTENTKA

Przyjęło się, że stawka godzinowa WA to 40 zł za godzinę pracy. Ale wiadomo, to jest to magiczne i zawsze powtarzane ZALEŻY. Bo to zależy od Twoich umiejętności, doświadczenia, dyspozycyjności itd. Są różne WA – takie, które pracują z wieloma klientami i sprzedają swoje usługi pakietowo, ale też takie co pracują jako WA prawie na cały etat. Ich stawka może się delikatnie różnić, jeżeli wiesz, że z kimś nawiązujesz dłuższą współpracę, to za cenę stabilności zatrudnienia ze stawki można też trochę zejść. Zależy też, czy klient np. daje Ci możliwość rozwoju – czyli nowe zadania, dzięki którym się czegoś nauczysz, albo po prostu będzie umożliwiał Ci dostęp do różnych płatnych szkoleń i usług, bądź np. będzie płacił za Twój czas poświęcony na naukę. Także niestety to wszystko ZALEŻY. Ustal sobie stawkę poniżej której nie chcesz i nie będziesz pracować i sukcesywnie, co jakiś czas zwiększaj swoją stawkę godzinową wraz z tym jak przybywa Ci wiedzy i umiejętności.

Mam nadzieję, że ten tekst odpowiedział Wam na pytania i wątpliwości, kim jest Wirtualna Asystentka i z czym to się je 😉 Dajcie proszę znać w komentarzach jak Wam się spodobał i piszcie śmiało, jeżeli macie jeszcze jakieś pytania!

Wirtualna Asystentka

P.S. Zdjęcie na początku posta to kłamstwo – nie da się pracować z plaży, po prostu się nie da 🙂



Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *